Vapaussodan Invalidien Muistosäätiö
Tietosuojaseloste
Perusteet
Vapaussodan Invalidien Muistosäätiö noudattaa EU:n uutta tietosuoja-asetusta 25.5.2018 alkaen. Säätiön tietosuojatoimenpiteet on laadittu Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan julkaiseman ”Säätiön hyvä tiedonhallintatapa” sekä Tietosuojaselosteen (Tietosuojavaltuutettu, www.tietosuoja.fi) ohjeistusten mukaisesti.
Vapaussodan Invalidien Muistosäätiö toimii syntyvän henkilörekisterin pitäjänä ja asiamies tietosuojavastaavana. Henkilötietoja käsitellään hallinon jäsenistä ja avustushakemusten sekä huoltotyön kannalta välttämättömässä määrin eikä niitä anneta säätiön ulkopuolelle.
Tietosuojavaltuutetun tulkinnan mukaan apurahanhakijat voidaan katsoa säätiön asiakkaiksi, joiden henkilötietoja säätiö voi käsitellä oikeutetun edun perusteella.
Säätiön apurahanhakijana on henkilö/tutkija, yhdistys tai muu yhteisö. Henkilötietoja kerätään vain välttämättömien vastuu- ja yhteyshenkilötietojen osalta (nimet). Tosin useimmiten yhteisön antamat yhteystiedot, kuten tarvittavat pankkiyhteys-, osoite-, sähköposti- ja puhelintiedot liittyvät samoihin henkilöihin. Suostumus henkilötietojen antamiseen varmistetaan sähköisessä hakemuksessa.
Henkilökohtaisia apurahoja hakevilta pyydettävät henkilötiedot hakemusvaiheessa ovat samat kuin yhdistysten yhteyshenkilöiden tiedot. Mikäli henkilökohtaisten hakemusten osalta tarvitaan lisää henkilötietoja, pyydetään nämä erikseen ja samalla ilmoitetaan näihin liittyvät tietosuojatoimenpiteet.
Apurahahakemusmenettelyn ulkopuolista henkilöstörekisteriä Vapaussodan Invalidien Muistosäätiö pitää vain asiamiehestä (verottajalle ym. viranomaisille sotu, koti- ja sähköpostiosoitteet sekä puhelinnumero, kolme viimeisintä tarvittaessa myös muulle hallinnolle, ja verottajalle lisäksi pankkiyhteystiedot), hallituksensa jäsenistä (rekisteriviranomaisille sotu, koti- ja sähköpostiosoitteet sekä puhelinnumerot, kolme viimeisintä tarvittaessa myös muulle hallinnolle, lisäksi asiamiehelle mainittujen lisäksi tarvittaessa pankkiyhteystiedot) ja vapaussodan invalidien leskistä (pankkiyhteystiedot, syntymäajat, kotisosoitteet ja puhelinnumerot, rekisterissä kaksi 31.12.2018).
Vapaussodan Invalidien Muistosäätiön ja sen rahastojen toimintaan on kuulunut huolto- ja avustustyö sekä vapaussodan invalidien leskien että lottien keskuudessa, leskien lukumäärän vähentyessä toiminnan painopiste on siirtynyt perinnetyöhön, apurahat ja avustukset mukaan lukien. Säätiö asiamiehen palkkaukseen sekä hallitukseen liittyvät henkilötiedot toimitetaan lakien ja asetusten puitteissa ainoastaan viranomaistahoille, kuten verottajalle sekä säätiörekisteriin (PRH) suojattujen sähköisten yhteyksien kautta.
Käsittely
Säätiö vastaanottaa ja käsittelee apurahoja sekä avustuksia ympäri vuoden. Lottien huoltotyö perustuu yksinomaan avustushakemuksiin, ja vapaussodan invalidien leskille myönnetään avustuksia kaksi kertaa vuodessa (16.5.-päivän avustus sekä jouluavustus) ja tarvittaessa/haettaessa hautausavustuksia.
Tiedot kerätään Vapaussodan Invalidien Muistosäätiön ylläpitämään sähköiseen tiedostoon, johon on oikeus päästä asiamiehellä sekä säätiön puheenjohtajalla ja hallituksen jäsenillä.
Asiamies esittelee hakemukset säätiön hallitukselle sen kokoontuessa.
Hallituksen päätöksistä tiedotetaan kirjeitse ja tarvittaessa sähköpostitse hakijoille näiden antamien yhteystietojen perusteella.
Maksusuoritukset hoitaa asiamies muutaman päivän sisällä siitä, kun myönteisestä avustus/apurahapäätöksestä on tiedotettu hakijalle.
Tietojen säilyttäminen
Vapaussodan Invalidien Muistosäätiö säilyttää käsitellyt sähköiset ja kirjalliset anomukset korkeintaan 10 vuotta, jotta se voi tarvittaessa selvittää hakijan hakemus- ja myöntöhistorian ja saada näin perusteita mahdollisimman oikeudenmukaisten päätösten perustaksi.
Vapaussodan Invalidien Muistosäätiö henkilöstörekisterin tiedot on mahdollista tarkistaa, muuttaa tai poistaa ottamalla yhteyttä asiamieheen.